и специальными государственными архивами
форма
Лист использования документов
Архивный фонд № _____________
Опись дел, документов № _______
Дело № _______
Название архивного фонда
___________________________________________________________
Заголовок дела
___________________________________________________________
| Дата использования | Кому выдано (фамилия, инициалы) | Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210Х297)
Приложение 49 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование
Начата ______________
Окончена ___________
| Порядковый номер | Дата выдачи | Архивный фонд №___ | Опись №___ | Единица хранения №___ | Кому выдано | Расписка в получении | Расписка в возвращении, дата | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 50 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Заказ на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей
Лицевая сторона
________________________________________________________________
(название архива)
Разрешаю выдачу документов
________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)
________________________
(подпись руководителя архива)
________________________
(дата)
__________________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
__________________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)
__________________________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
| Архивный фонд № ___ | Опись № ___ | Единица хранения № ___ | Заголовок единицы хранения | Количество листов (время звучания, метраж) | Расписка пользователя в получении дата | Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Оборотная сторона
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
_______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
_________
(дата)
Формат А5 (148Х210)
Приложение 51 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
| Официальное наименование организации |
__________ № __________
(дата)
Основание
________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Наименование юридического лица, которому выдаются документы
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда
________________________________________________________________
(название, номер)
| Опись №___ | Единица хранения № __ | Заголовок единицы хранения | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Всего выдается ____________________ единиц хранения (общим
(цифрами и прописью)
количеством листов, временем звучания, метражом),срок возвращения дел, документов ____________________________.
Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:
1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;
2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не производится изъятие каких-либо частей из выданных документов, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;
3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.
Лицо, получающее дела, документы предупреждается об ответственности в случае при уничтожении документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела,
документы во временное пользование)
____________________________________________________________________________
(дата выдачи дел, документов)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела,
документы во временное пользование)
_____________________________
(дата принятия дел, документов)
Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии, подшитые и в обложках.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)
__________________________
(дата сдачи дел, документов)
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)
___________________________
(дата принятия дел, документов)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 52 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Книга учета электронных носителей
___________________________________
(наименование архива)
Хранилище №
В период с до
| Дата регистрации | Инвентарный номер электронного носителя | Заводской номер электронного носителя | Архивное обозначение электронного носителя | Вид электронного носителя | Объем электронного носителя (мегабайт) | Срок хранения | Состояние (наличие) | |
| занятый | свободный | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210Х297)
Приложение 53 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Этикетка электронного носителя
| Наименование архива | Архивное обозначение электронного носителя | Дата регистрации лектронного носителя |
|
|
|
|
| Инвентарный № лектронногоносителя | Заводской № лектронного носителя | |
| № дела по описи |
| |
|
| ||
|
| ||
|
| ||
|
| ||
Формат А4 (210Х297)
Приложение 54 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка электронного носителя
__________________________
(наименование архива)
Хранилище №
| Инвентарный номер |
|
| Заводской номер |
|
| Архивное обозначение электронного носителя |
|
| Вид электронного о носителя |
|
| Емкость электронного носителя (мегабайт) |
|
| Дата поступления электронного носителя |
|
| Дата ввода в эксплуатацию электронного носителя |
|
| Годен до |
|
| Состояние электронного носителя |
|
Перечень хранимых файлов
| № п/п | Имя файла | Контрольная характеристика/объем файла (мегабайт) | Дата записи |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
|
Учет движения электронных носителей
| № п/п | Выдан кому | Выдан куда | Выдан кем | Дата выдачи | Выдан до | Возвращен кем | Принял кто | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Учет проведения профилактических работ
| № п/п | Дата выполнения работы | Вид работы | Результаты работы | Исполнитель работы | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
Примечание. Поле «Вид работы» может принимать значения: проверка контрольных характеристик (КХ);
копирование по окончании срока хранения; восстановление.
Приложение 55 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Книга учета поступлений документов
| Порядковый номер | Дата поступления | Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы | Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы | Название архивного фонда | Крайняя дата поступления документов | Количество единиц хранения или неописанных документов (листов) | Краткая характеристика состояния | Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения, в
(цифрами и прописью)
том числе:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: в общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
Формат А3 (420Х297)
Приложение 56 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Список фондов
| Номер архивного фонда | Дата первого поступления | Название архивного фонда | Отметка о выбытии | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Итого на 1 января _____года ______________________ фондов,
(цифрами и прописью)
в том числе, поступило за _______ год ______________фондов,
(цифрами и прописью)
выбыло за _______ год ___________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 57 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Лист фонда
| Крайние даты каждого названия архивного фонда | Название архивного фонда | ||
| 1 | 2 | ||
| Дата первого поступления архивного фонда | Местонахождение архивного фонда (название архива) | Номер архивного фонда | |
| Прежний номер архивного фонда | |||
| 1 | 2 | 3 | |
Учет неописанных документов
| Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) единиц хранения (документов, листов) | ||
| Наименование, номер, дата документа | Количество единиц хранения (документов, листов) | Наименование, номер, дата документа | Количество единиц хранения (документов, листов) | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Учет описанных документов
| Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) единиц хранения | ||||||
| номер описи | год | название описи или аннотация (краткая характеристика документов) | количество единиц хранения | номер описи | наименование, номер, дата документа | количество единиц хранения | по данной описи | по фонду в целом | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат А4 (210Х297)
Приложение 58 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Лист учета
____________________________________________________
(наименование вида кинофотовидеодокументов)
| Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | ||||||||||
| Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Количество | |||||||
| Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | По данной описи | По виду в целом | ||||||||
| Единицы учета | Единицы хранения | описей | Единицаы учета | Единицы хранения | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
Формат А4 (297Х210)
_______________________________________
(наименование вида фонодокументов)
| Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | ||||||||||
| Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата докуме-нта | Количество | Количество | |||||||
| Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | По данной описи | |||||||||
| оригиналов | копий | оригиналов | копий | Единицы учета | Единицы хранения | ||||||||
| оригиналов | копий | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продолжение таблицы
| Наличие (остаток) | |||
| Количество | |||
| По виду в целом | |||
| описей | единицы учета | Единицы хранения | |
| оригиналов | копий | ||
| 15 | 16 | 17 | 18 |
|
|
|
|
|
Формат А4 (297Х210)
_________________________________________________
(наименование вида аудиовизуальных документов)
| Дата записи | Поступление | Выбыти | Наличие (остаток) | ||||||||||
| Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Номер описи | Наименование, номер, дата документа | Количество | Количество | |||||||
| Единицы учета | Единицы хранения | Единицы учета | Единицы хранения | по данной описи | по виду в целом | ||||||||
| Единицы учета | Единицы хранения | Описей | Единицы учета | Единицы хранения | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Формат A4 (297Х210)
Приложение 59 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Реестр описей дел, документов
| Порядковый номер | Номер архивного фонда | Номер и название описи | Количество единиц хранения | Крайние даты | Количество экземпляров | Примечание | |
| всего | в том числе по личному составу | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого на 1 января ___ года ______________________________ описей,
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в _____ год _______________________ описей,
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ год ____________________________________ описей.
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего реестр)
_________________
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 60 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов Национального
архивного фонда и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни
| Порядковый номер | Дата записи | Архивный фонд № ____ | Опись №____ | Дело №____ | Заголовок дела | Описание оформления дела, предмета | Материал | Размер (вес) | Физическая сохранность | Подпись | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего книгу)
______________
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 61 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям
Регистрационный номер
_______________________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр
________________________________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа
________________________________________________________________
Самоназвание документа
________________________________________________________________
Вид документа
________________________________________________________________
Автор документа
________________________________________________________________
Дата (время создания) документа
________________________________________________________________
Век